KI-Richtlinie

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese KI-Richtlinie regelt den verantwortungsvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bei der Nextra Consulting GmbH (nachfolgend „Nextra“). Sie gilt für alle Mitarbeitenden für den Einsatz von KI in internen Prozessen und in Kundenprojekten.

Ziel ist es,

• Chancen von KI effizient zu nutzen,
• rechtliche, ethische und datenschutzrechtliche Risiken zu minimieren und
• Transparenz und Qualität in der Beratung sicherzustellen.

 

2. Grundsätze für den KI-Einsatz

Der Einsatz von KI bei Nextra folgt diesen Grundprinzipien:

• Verantwortung: Entscheidungen mit wesentlicher Auswirkung dürfen nicht ausschließlich automatisiert durch KI getroffen werden.
• Ethische Grundsätze: Der Einsatz von KI muss den unternehmensinternen und gesellschaftlichen Werten entsprechen. Diskriminierende oder manipulative Inhalte sind unzulässig. KI darf nicht zur Täuschung eingesetzt werden.
• Transparenz: Der Einsatz von KI wird intern und – sofern relevant – gegenüber Kunden offengelegt.
• Private Accounts: Für die dienstliche KI-Nutzung sind ausschließlich vom Unternehmen bereitgestellte oder freigegebene Zugänge zu verwenden. Private Accounts sind nicht gestattet.
• Erklärbarkeit: Mitarbeitende müssen in der Lage sein, mit KI-Unterstützung erstelle Arbeitsergebnisse inhaltlich zu erklären und zu vertreten.
• Zweckbindung: KI wird ausschließlich für klar definierte, legitime Zwecke eingesetzt.
• Human-in-the-Loop: Fachliche Bewertung und Verantwortung verbleiben stets bei Mitarbeitenden von Nextra.

3. Zulässige Einsatzbereiche

KI darf u.a. eingesetzt werden für:

• Recherche- und Analyseunterstützung
• Strukturierung, Zusammenfassung und Aufbereitung von Informationen
• Entwürfe für Texte, Konzepte oder Präsentationen
• Automatisierung repetitiver Tätigkeiten
• Die finale fachliche Prüfung, Bewertung und Freigabe erfolgt immer durch Nextra-Mitarbeitende.

4. Unzulässige bzw. eingeschränkte Nutzung

Nicht zulässig ist insbesondere:

• die ungeprüfte Übernahme von KI-Ergebnissen in Kundenoutputs,
• die Verarbeitung sensibler oder personenbezogener Daten ohne rechtliche Grundlage,
• das Trainieren externer KI-Systeme mit vertraulichen Kunden- oder Unternehmensdaten,
• der Einsatz von KI für diskriminierende, irreführende oder rechtswidrige Zwecke.

5. Datenschutz und Vertraulichkeit

Beim Einsatz von KI sind die geltenden Datenschutz- und Vertraulichkeitsanforderungen einzuhalten:

• Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn hierfür eine zulässige Rechtsgrundlage besteht.
• Kunden- und Unternehmensdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur in freigegebenen Tools verarbeitet werden.
• Es ist sicherzustellen, dass keine unkontrollierte Weitergabe oder Speicherung sensibler Informationen erfolgt.

 

6. Einsatz von KI in Kundenprojekten

• Der Einsatz von KI in Kundenprojekten erfolgt projektspezifisch und zweckgebunden.
• Kunden werden transparent über Art und Umfang des KI-Einsatzes informiert, sofern dies für das Projekt relevant ist.
• KI ersetzt keine fachliche Beratung, sondern dient als unterstützendes Werkzeug.

7. Qualitätssicherung

• KI-generierte Inhalte sind stets kritisch zu prüfen.
• Quellen, Annahmen und Ergebnisse müssen, insb. bei strategischen oder regulatorischen Fragestellungen, validiert werden.
• Für kundenseitige Deliverables gelten die gleichen Qualitätsstandards wie bei nicht KI-gestützten Leistungen.

8. Freigabeprozess

Vor dem erstmaligen Einsatz eines KI-Tools ist eine Prüfung erforderlich. Diese umfasst die formale Prüfung (u.a. CE-Kennzeichnung) sowie eine inhaltliche Risikobewertung (Risikoklasse gemäß EU AI Act). Das Ergebnis der Risikofolgenabschätzung wird schriftlich dokumentiert und bildet die Grundlage für die Freigabe. Nicht freigegebene Tools dürfen nicht eingesetzt werden.

9. Kompetenzen und Verantwortung

• Mitarbeitende dürfen KI nur im Rahmen dieser Richtlinie einsetzen.
• Nextra fördert den kompetenten Umgang mit KI durch Schulungen und Erfahrungsaustausch.

10. Weiterentwicklung der Richtlinie

Diese KI-Richtlinie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst, insbesondere bei neuen regulatorischen Anforderungen oder technologischen Entwicklungen.

Verantwortlich für Anpassung, Kommunikation und Kontrolle ist: Dr. Martin Granzow

Fragen zur Anwendung und Auslegung sind zu richten an: Dr. Martin Granzow

 

 

Stand: April 2026